仕事の段取りが上手くいかない人が「タスクブレイクダウン」を行うべき理由

・仕事の段取りがうまくいかない。

・ダブルブッキングをしてしまう事が多い。

・次の日の予定が決まっておらず、なんとなく一日を過ごしてしまう

このようなことで悩んでいる方はいませんでしょうか？

今回お伝えする「タスクブレイクダウン」は簡単に言ってしまえば、

次の日にやることを書き出してから仕事や作業に取り掛かることを言います。

タスクブレイクダウンを行うべき理由を解説します。

なぜ段取りが上手くできないのか

段取りがうまくない人はいくつかのタイプは分けられます。

１つ目がその日に自分のやることがわかっていない。

２つ目は自分のこなせる範囲（キャパシティ）を理解していない。

３つ目は誰かから仕事を依頼されて予定通りに進まない。

これらが多く当てはまると思います。

これらの方には下記の方法を試してほしいと思います。

その日にやるべきことがわかっていない状態で仕事を始めるとやるべきことがわかっている人から比べると非常に生産性に差が出てきます。

なので、対策としては「タスクブレイクダウン」をおすすめします。

タスクブレイクダウンとは簡単にいってしまえば、

「やるべきことを書き出す」

ということです。

ベテランのサラリーマンになればこれが頭の中で出来るようになると思いますが、

やるべきことが重なって忘れてしまいそうだなと思ったときに書き出しておくと仕事の生産性が飛躍的に上がると思います。

その日にやらないといけないことに優先順位をつけていますでしょうか？

その仕事はいつまでにやらないといけない仕事かを把握しながら取り組んでいますでしょうか？

私は営業職なのでお客様への対応が最優先となります。

お客様が待っている中で期限が数日後で良い資料の作成などを行うことは優先順位の付け方に問題があります。

一般的には「重要かつ緊急な仕事から取り掛かっていく」とあります。

もう一つは「効果が高く作業が簡単か」という目線から判断する人もいます。

私は自分の仕事の最中でも「３分で終わるような仕事ならその場で終わらせる」ということをやっています。

例えば部下に質問されてすぐに回答できるものはすぐに回答します。

調べないといけないことの場合は「調べてから後で伝える」と言って後回しにします。

私も現在管理職となって部下を見ていると「段取りが下手だなー」と思う事が多々あります。

これらを少しでも改善できればと今回解説した「タスクブレイクダウン」「仕事の優先順位のつけかた」については日頃から指導しているところです。

いきなりの変化はないかもしれませんが、徐々に改善されていくと思いますので、頑張っていきましょう。

それでは！