営業マンは基本的にはマルチタスクです。
同時並行で様々な仕事をこなしていく必要があります。
そして、そんな営業マンには必ず「日常の業務をスムーズに遂行する為の段取り力」と
「どれから仕事に取り掛かっていけばいいか。を判断するスケジュール管理スキル」が必要です。
これらのスキルが身についていない人は仕事の効率が悪く凄く忙しそうでも仕事が全く片付いていないということになります。
今回はこれら「段取り力」と「スケジュール管理スキル」を身に着けるべき理由を解説します。
私は年間に９０台程輸入車を販売して年間売上５億を達成しました。
毎月平均で７．５台の販売を行い休日はしっかりと休めていていました。
（繁忙期は倍の登録台数をこなしていました。）
そんな私が仕事のスケジュール管理と段取り力について解説していきます。
そもそも段取りとスケジュール管理は何が違うのですか？
段取りとスケジュール管理は全く違うスキルです。
簡単に言うとスケジュール管理は自分の持っているタスクの洗い出し、優先順位を付けることが目的。
段取りとなると作業効率を良くすることや作業効率を良くするための前準備を目的としています。
それぞれの違いを解説していきます。
スケジュール管理スキルとはなんでしょうか？
スケジュール管理スキルは、
■やるべきことをリストアップ
■それぞれ「いつまでにやらないといけないか」「どれくらい時間がかかるのか」を把握
■重要度、緊急度に寄って着手する順序を決める
私がよくスケジュール管理スキルを部下に教えるときは、
①重要かつ緊急な案件
②重要ではないが緊急な案件
③重要だが緊急ではないな案件
④重要でもなく緊急でもないな案件
この４つに分けて考えると良いと伝えています。
そして取り掛かる順序は基本的には緊急性の高いものから取り掛かっていきます。
私の務めるディーラーで例えると
■重要かつ緊急の案件は「お客様との約束事」や「クレーム」「お客様の事故・故障」などです。
■重要ではないが緊急な案件は「お客様から受けた要望を会社の〇〇さんに伝えないといけない」などの伝言です。「〇〇さんから連絡をもらうことになっていたのに連絡が無い」となると自分は関係ないと言えばないのですが、ほっとくとクレームになりかねないので緊急です。
■重要だが緊急ではない案件は「会社の売上」や「年間の販売台数」などの年間の成果報告や目標などです。もちろん売上は販売目標は重要ではありますが、仕事を遂行する上では目の前のお客様の方が大事です。
■重要でも無く緊急でも無い案件は「納期がかなり先にある仕事」です。半年後の車検点検などはたちまち優先して行う必要は無い仕事だったりします。
※重要でも無く緊急でもないとってやらなくても良いということではありません。
段取り力とはなんでしょうか？
段取りとは、物事を運ぶ順序・手順・仕方をきめていくこと。とありますが
仕事での段取りは「物事に取り組む前の前準備のこと」だと思っています。
スケジュール管理で「やるべきことリスト」を出して、
「期日がどれくらいでどれくらい時間が掛かるか」を把握し、
重要で緊急なものから着手していくと解説しました。
ただ取り掛かる前に段取りしておくことで作業効率化格段に上がってスムーズに予定をこなすことが可能です。
例えばディーラー営業マンならではの段取りは、
・「明日来店されるお客様の見積もりを事前に作っておこう」
・「価格交渉された時にスムーズに提示できるように見積もりの内容を把握しておこう」
などの事前に確認しておくということと。
これで商談がスムーズですしお客様に待ってもらう時間も少なくて効率が良いです。
その他には
・「陸運局に行く人がいるからついでにナンバー変更も頼む」
・「〇〇方面に引き取りに行く人がいくからついでに〇〇まで送ってもらう」
・「同じ警察署に車庫証明の提出があるからついでに自分のも提出してもらう」
などという「ついでにやってもらう」という事があります。
この「ついでにやってもらう」ことは社内の人間関係が良好じゃないと断られるかもしれませんし、
いつもいつも頼むばっかりで人の頼み事を断っていると徐々に助けてもらえなくなっていきますが、
助け合いが出来る関係を作って誰かに助けてもらうことで生産性を高めていけるのであれば助けてもらいましょう。
どこの会社にもいると思いますが、
このスケジュール管理や段取りが劇的に下手な方が何人かいます。
スケジュール管理と段取りが出来ると作業効率も自分の時間もつくることができますが、
反対にデメリットとしてはどのようなことが考えられるでしょうか？
スケジュール管理や段取りができないとデメリットだらけです。
代表的なデメリットを４つ解説します。
スケジュール管理や段取りが組めていない人は仕事効率が悪いです。
同じ部署で同じ仕事内容なのに一方はゆっくりしていて、一方はばたばたしているというのはどの会社でも見受けられる光景ではないでしょうか？
例えばディーラーだとお客様が来店される時間が被ってしまって、片方は放置してしまうか別のスタッフに対応してもらわないとけない。ということが起こります。
お客様からすると「あれ？担当の人は？」となるので信頼関係を壊すきっかけにもなります。
取り返しのつく忘れごとなら良いのですが（忘れないことが一番ですが。）、
「お客様が来店される予定を忘れていた。」
「お客様のところに引き取りに行く予定を忘れていた。」
となるとお客様から激怒の電話がくることでしょう。
これらを防ぐためにもしっかりとスケジュール管理や段取りしましょう。
行き詰まってくると自分の出勤している時間だけでは足りず泣く泣く休日出勤するはめになるでしょう。
ですが、出勤している以上自分がやろうと思っていたこと以外のことも頼まれたりするものです。
ワークライフバランスも崩壊してしまうので、そのようにならない為に自分の出勤時間内でしっかりと仕事を終らせるようにしましょう。
様々な段取りとスケジュールを組まないといけない営業マンに２つ段取りやスケジュール管理を行うコツをお伝えします。
新人営業マンには必ず伝えていることは
「〇〇時から〇〇様と商談」や「〇〇時に〇〇様が車検で来店」
と「時間、誰との予定、どんな内容の予定なのか」を書いておく
その上で見積もりなど事前に準備できることはやっておく。←これ大事
その際に細かい「これも伝えておかないと」と思うことも添えて書いておくと良いです。
もしお客様と具体的な予定が無い場合は
「〇〇様の書類作成」や「〇〇件車検点検の電話をする」などでもオッケーです。
書く用紙はなんでも良いです。私は会社で使わない裏紙を再利用してました。
他には手帳でもいいですし、アプリでもいいです。
そして、その日に完遂できなかった予定があったり、
予定がずれこんだものは次の予定としてまた書き出しておきましょう。
これは持論ですが、
メインの予定は一日に３つくらいに抑えておいた方が良いということ。
一日に４つ５つと予定を組むと予定と予定の間が短すぎて余裕が全くありません。
何か別の予定が入った瞬間に予定が狂います。
例えばディーラー営業マンの場合は
〇〇様見積もり作成案内。
〇〇様車検入庫の日程調整。
〇〇様 ローン審査 ※ローン通れば購入。
以上の様に予定は３つ。
その合間合間に優先順位の高いものから順番に予定をこなすイメージです。
実際はもっとたくさんの細かい予定ややらないといけない事などはありますが、ざっくりこんな感じです。
一日８時間労働のサラリーマンは朝、昼、夕方で予定を入れると一日は終わってしまいます。
予定と予定の間に時間があると準備もしっかりとできますし、
「あ、あれ忘れてた！」という事にも気づくことができますし、修正することも可能です。
新人営業マンにも伝えたりするような初歩的なことです。
翌日の予定をしっかり把握して、あまり過度な予定を組まないことが大切です。
過密スケジュールで結果的にお客様に迷惑をかけてしまうのは一番良くないことだと思いますので、スケジュール管理や段取りは身につけておきましょう。
冒頭にもお伝えしましたが、
やらないといけないことを
「重要かつ緊急」
「重要だが緊急じゃない」
「重要じゃないけど緊急」
「重要でも無く緊急でもない」
の４つに分類する
緊急性の高いものや早く終ることから済ませていく方が良い。
この優先順位を自分の中で瞬時に判断して仕事に取り掛かることができれば作業効率が上がることは間違いありません。
このように段取りのコツ２つスケジュール管理のコツ２つを意識するだけでかなり仕事はスムーズに進むようになると思います。
人間なので人的ミスは当然起こります。
ですが、その人的ミスを極力減らすために「スケジュール管理スキル」「段取り力」この２つのスキルは今後必ず身につけておくべきスキルです。
新人ならまだ「仕方ない」で見逃してもらえるかもしれませんが、
中堅、ベテランとなってから段取り不足。スケジュール管理不足が下手だと
部下からの信頼。
お客様からの信頼。
取引業者からの信頼。
これらの信頼関係が徐々に失われていくのではないでしょうか？
ですが、逆にここのスケジュール管理スキルと段取り力がしっかりと出来ているだけである程度の信頼は得られます。
頑張って明日の予定は管理しましょう！！
それでは！
